Scannen (QR / barcode)

De camera-scanner is de snelste manier om bezoekers binnen te laten. Open 'm via:

• Globaal - Evenementenlijst → Scan voor alle evenementen (werkt cross-event).
• Per event - Open een event → tik de QR-knop.

Wat kan er gescand worden

• QR-codes (standaard VoordeMensen-tickets).
• Barcodes: EAN-13, EAN-8, Code128, UPC-E - voor externe ticket-leveranciers of Boca-prints.
• Pascodes van bezoekers met een passe-partout, lidmaatschap of vriendenpas - zie Pas scannen aan de deur.

Scanresultaten

Bij elke scan krijg je een kort visueel + auditief + haptisch signaal:

Resultaat	Kleur	Geluid	Betekenis
Geldig	Groen	Check-in-toon	Ticket is geaccepteerd, je ziet de naam van de bezoeker
Gratis	Blauwgroen	Info-toon	Gratis ticket of pas-scan is geaccepteerd en ingecheckt; je ziet de kaartsoort of de naam van de pashouder
Korting	Geel	Waarschuwingstoon	Ticket met korting is ingecheckt; je ziet de naam van de kaartsoort (bv. een studentenkorting) zodat je eventueel een pas kunt controleren
Ongeldig	Rood	Waarschuwingstoon	Ticket klopt niet en is niet ingecheckt - zie foutmelding

Na elk resultaat pauzeert de scanner 2 seconden om te voorkomen dat dezelfde QR per ongeluk dubbel wordt gescand.

Foutmeldingen

Melding aan de deur	Wat betekent het
Ticket niet geldig voor dit evenement!	QR hoort niet bij dit event, bestaat niet, of (bij een pascode) de bezoeker heeft geen ticket én geen geldige pas voor dit event. Kijk of je het juiste event hebt gekozen.
Ticket al gescand!	Deze QR is eerder gebruikt. Mogelijk een screenshot, duplicaat, of iemand die al binnen is.
Onjuiste QR-code	Geen herkenbare code (bv. een lege of afgebroken scan).
Ticket voor 12-09-2026 — niet vandaag	Alleen in de globale scanner: het ticket is voor een andere dag. Het ticket is niet ingecheckt. Zie Globale scanner.
payment required for this ticket	Betaald ticket waarvan de bestelling niet op betaald staat. Check de bestelling in het Dashboard.
user not found	Pascode die bij geen enkele bezoeker hoort.
event ID required for user scan	Je scant een pascode in de globale scanner. Open het event en scan daar.

De meldingen bij pas-scans staan in Meldingen bij een pas-scan.

Camera-tips

• Afstand: ±10-20 cm werkt het beste.
• Licht: bij slecht licht → zet de flash aan (knopje in het scanscherm) of houd het ticket dichter bij.
• Gladde QR's: laat de bezoeker de telefoon iets kantelen zodat je geen reflectie in de camera krijgt.
• Papier: geprinte tickets scannen vaak sneller dan scherm-weergaven.

Offline scannen

De Scan-app werkt bewust ook zonder internet:

1. Bij het openen van een event downloadt de app alle tickets naar lokale opslag (ticketcache). De globale scanner houdt een dagcache bij met alle tickets die vandaag geldig zijn (je ziet Dagcache: 312 tickets bovenin zolang je online bent).
2. Een scan wordt eerst lokaal gevalideerd - je ziet meteen of een ticket geldig is, met (Offline) achter de naam.
3. De check-in-actie wordt toegevoegd aan de offline queue.
4. Zodra je weer internet hebt, wordt de queue gesynchroniseerd met de server.

Waar let je op

• Download eerst de cache voordat je naar een slechte-dekking-deur loopt. Je ziet een status-indicator in het event-detailscherm.
• Bij offline scannen zie je in de scanner een oranje balk met Offline + een teller met het aantal scans dat nog gesynchroniseerd moet worden (3 wachtend).
• Ticket niet in cache - wacht op sync: de code staat niet in de lokale cache (bv. net verkocht, of een pascode). De scan gaat wél in de queue en wordt bij sync alsnog door de server beoordeeld - je ziet dat resultaat niet meer terug in de scanner.
• Niet in dagcache — controleer datum: hetzelfde, maar in de globale scanner. Meestal een ticket voor een andere dag.
• Pascodes werken niet offline: een passe-partout of vriendenpas wordt pas herkend als de server bereikbaar is (zie hieronder).
• Verkoop werkt niet offline - kaartbetalingen hebben altijd internet nodig.

Pas scannen aan de deur

Naast losse ticket-QR's kent de scanner een tweede type: de pascode van een bezoeker met bijvoorbeeld een passe-partout, lidmaatschap of vriendenpas. Daarmee hoeft een pashouder niet vooraf te boeken: de pas laten zien is genoeg.

Welke codes werken

Code	Voorbeeld	Wat is het
User-QR	U38472910	De persoonlijke QR-code van de bezoeker; begint altijd met de letter U.
Kale pascode	38472910, FIONA-00123	Dezelfde code zonder U, of het Extern ID dat bij de bezoeker is ingevuld (Dashboard → Bezoekers). Handig voor passen die een andere organisatie uitgeeft.

Pascodes werken alleen in de per-event scanner. In de globale scanner krijg je event ID required for user scan - open dan het event en scan daar.

Wat gebeurt er bij een pas-scan

Het systeem zoekt de bezoeker op via de code en kijkt dan in deze volgorde:

Situatie	Wat je ziet
Bezoeker heeft al een ticket voor dit event	Gewone check-in. Blauwgroen: Check-in bezoekerpas Jan de Vries. Was dat ticket al gescand: rood Ticket al gescand!
Nog geen ticket, wel een geldige pas voor dit event	Het systeem maakt een gratis ticket aan op een vrije plaats van het event en checkt meteen in. Blauwgroen: Vrijkaart via passe-partout Jan de Vries.
Nog geen ticket, geen geldige pas	Rood: Ticket niet geldig voor dit evenement!
Code hoort bij niemand	Rood: user not found.

Het gratis ticket verschijnt in het Dashboard als een betaalde bestelling van €0,00 op naam van de bezoeker, met de notitie Vrijkaart aangemaakt via passe-partout-scan. Bij een check-in van een bestaand ticket via de pas komt de notitie Ticket <nummer> ingecheckt via bezoekerspas op de bestelling.

Wanneer geeft een pas toegang

De pas is een kaartsoort/korting in het Dashboard (Prijzen & korting). Aan de deur gelden al deze voorwaarden tegelijk:

1. Actief op kanalen → App is aangevinkt. Zonder dat vinkje doet de pas niets aan de deur.
2. De pas hoort bij deze bezoeker, op één van twee manieren:
   • Persoonlijke pas - bij Gekoppelde bezoeker staat deze bezoeker.
   • Gedeelde pas op tag - de kaartsoort heeft bij Tags een tag in de vorm user:<tag> (bv. user:vriend) en de bezoeker heeft die tag bij Tags in zijn bezoekersprofiel. Staan er meerdere user:-tags op de kaartsoort, dan moet de bezoeker ze allemaal hebben. Hoofdletters maken niet uit. Een gedeelde pas zónder user:-tag geeft nooit toegang aan de deur.
3. De pas is nu geldig: binnen Actief vanaf / Actief tot.
4. De pas geldt voor dit event:
   • Geldig voor deze events (sectie Persoonlijke pas): leeg = alle events; een hoofd-event dekt de hele serie.
   • Geldig voor specifieke event(s) en Uitgesloten event(s) worden gerespecteerd, net als in de webshop.
   • Gewone Tags (zonder user:) moeten allemaal op het event staan; een Categorie moet overeenkomen met de categorie van het event.
5. De pas is echt gratis voor de toegewezen plaats: 100% korting of prijs €0,00. Een pas met gedeeltelijke korting maakt géén vrijkaart aan. Heeft de bezoeker meerdere passende passen (bv. een gratis en een betaalde variant), dan wint de gratis pas.
6. Max totaal gebruik is nog niet bereikt (0 = onbeperkt). Tickets die op dat moment in een webshop-winkelwagen gereserveerd staan tellen mee. Andere limieten (per gebruiker, per event) worden aan de deur niet gecontroleerd.
7. Er is nog een vrije plaats op het event.

Een lidmaatschap dat is afgelopen of een passe-partout waarvan Actief tot verstreken is, geeft dus geen toegang meer.

Meldingen bij een pas-scan

Deze meldingen komen rood in beeld; er is dan niets ingecheckt.

Melding	Oorzaak	Wat doe je
Ticket niet geldig voor dit evenement!	Bezoeker gevonden, maar geen ticket en geen pas die aan alle voorwaarden hierboven voldoet.	Check in het Dashboard of het vinkje App aan staat en of de pas voor dit event geldt.
Pas geeft geen gratis toegang	De pas geeft wel korting, maar geen 100%.	Verkoop een ticket via Tickets verkopen of laat de bezoeker vooraf boeken.
Pas-limiet bereikt	Max totaal gebruik van de pas is op.	Verhoog de limiet in het Dashboard of verkoop een los ticket.
Uitverkocht	Geen vrije plaats meer op dit event.	-
Geen geldige pas voor deze bezoeker	De pas is tijdens de scan gewijzigd, verlopen of aan iemand anders gekoppeld.	Scan opnieuw; blijft het, check de pas in het Dashboard.
Configuratiefout (gratis-tarief ontbreekt)	Er is geen gratis afhandelingstarief ingesteld voor deze organisatie.	Neem contact op met support.
Configuratiefout (pas)	De vrije plaats heeft geen kaartsoort.	Neem contact op met support.
Scanfout, opnieuw proberen	Onverwachte fout aan de serverkant.	Scan nog een keer; blijft het, meld het bij support.

Herkennen aan de deur

• Bezoeker toont een QR of barcode die duidelijk anders is dan een gewoon ticket (persoonlijke QR of een fysieke pas).
• Een geslaagde pas-scan is blauwgroen (niet groen) en toont de naam van de pashouder in de melding.
• Er wordt geen stoelnummer getoond; het systeem kiest zelf een vrije plaats.

Globale scanner vs per-event

Globale scanner	Per-event scanner
Werkt over alle events in jouw organisatie	Alleen tickets voor dit specifieke event worden geaccepteerd
Laat alleen tickets door die vandaag geldig zijn (zie hieronder)	Jij kiest het event, dus geen datumcheck
Offline via de dagcache (tickets van vandaag)	Offline via de ticketcache van het event
Pascodes werken niet	Pascodes werken
Handig bij een festival met parallelle events	Strenger bij deurcontrole per voorstelling

Bij de globale scanner krijg je extra info te zien: bij een succesvolle scan verschijnt de event-naam zodat je kunt checken of de bezoeker bij de juiste zaal is.

Datumregel in de globale scanner

Een ticket telt als "vandaag geldig" als:

• de eventdatum vandaag is;
• het vóór 06:00 's ochtends is en het event gisteren was (voorstellingen die over middernacht doorlopen);
• het event meerdaags is en vandaag binnen de periode valt;
• het event geen datum heeft (bv. een voucher of datumloos product).

Anders zie je rood Ticket voor dd-mm-jjjj — niet vandaag met de echte datum van het ticket. Het ticket is dan niet verbruikt: de bezoeker kan op de juiste dag gewoon scannen, en jij kunt zo nodig alsnog het event openen en daar per-event scannen.

Stoppen en terug

• Tik buiten het scan-vlak om de scanner te pauzeren.
• Tik op Sluiten / terug om terug te gaan naar het event.

---

Zie ook: Event-detail · Bezoekers inchecken · Tickets verkopen · Passe-partouts · Tags & segmentatie