Ga naar hoofdinhoud

Email Campagnes

Met het campagne systeem kun je gerichte e-mails versturen naar specifieke doelgroepen uit je bezoekersbestand.

Overzicht

Wat kun je ermee?​

Voorbeelden:

  • Stuur een nieuwsbrief naar alle bezoekers van het afgelopen jaar
  • Verstuur een speciale aanbieding naar mensen die nog nooit een abonnement hebben gekocht
  • Mail bezoekers uit een specifieke regio over een nieuwe voorstelling in hun buurt
  • Stuur een bedankmail naar alle donateurs
  • Heractiveer bezoekers die al lang geen kaarten meer hebben gekocht

Hoe werkt het?​

Het campagne systeem bestaat uit 3 stappen:

  1. Doelgroep kiezen: Kies een bestaande Doelgroep of bouw 'm zelf ("alle bezoekers uit Amsterdam, met opt-in"). De campagne pakt automatisch de actuele leden op.
  2. Template kiezen: Selecteer een e-mail template met je boodschap
  3. Versturen: Direct versturen (ad-hoc) of inplannen voor later (scheduled)

Belangrijk:

  • Campagnes worden verstuurd in batches van 250 emails tegelijk (voor stabiliteit)
  • Je kunt maximaal 10.000 ontvangers per campagne hebben
  • Alle campagnes respecteren automatisch opt-outs en privacy instellingen

Campaign Types​

1. Ad-hoc Campagnes (Direct Versturen)​

Wat is het: Een campagne die direct wordt verstuurd zodra je deze activeert.

Wanneer gebruiken:

  • Dringende mededelingen
  • Last-minute aanbiedingen
  • Reacties op actualiteit
  • Eenmalige nieuwsbrieven

Voordeel: Binnen enkele minuten in de inbox

2. Geplande Campagnes (Scheduled)​

Wat is het: Een campagne die op een specifieke datum/tijd wordt verstuurd.

Wanneer gebruiken:

  • Nieuwsbrieven met vaste planning (elke maand op de 1e)
  • Marketing campagnes met strategische timing
  • Voorverkoop aankondigingen
  • Seizoensgebonden acties

Voordeel: Automatisch versturen op het juiste moment

Campagne Aanmaken​

Stap 1: Ga naar Campagnes​

Navigeer in het dashboard naar E-mail > Campagnes.

Stap 2: Nieuwe Campagne​

Klik op + Nieuwe Campagne.

Stap 3: Configuratie​

VeldUitleg
Campagne NaamInterne naam (bijv. "Nieuwsbrief December 2025")
TemplateSelecteer een e-mail template
DoelgroepKies een Doelgroep. Voor legacy-campagnes is de oude Selecties-tool nog beschikbaar.
Opt-in filterTwee toggles: filter op AVG-opt-in en/of nieuwsbrief-opt-in. Standaard staan beide aan voor marketing-campagnes.
VersturenKies: Nu (ad-hoc) of Later (geplande tijd)

Wie ontvangt de campagne — Doelgroepen​

De ontvangers van een campagne komen uit een Doelgroep (CRM → Doelgroepen). Die bouw je zelf — geneste EN/OF/GEEN-logica, "kocht X maar niet Y", voorberekende klantwaarde (RFM, recency, levensfase). Hier een paar voorbeelden van wat je kunt bouwen; voor de volledige bouwer + alle velden zie Doelgroepen.

Alle bezoekers van het afgelopen jaar:

Laatste bestelling · na · -1y

Bezoekers uit een specifieke regio:

Postcode · begint met · 10

Bezoekers zonder abonnement:

Heeft wél gekocht: Evenement = "Ticket-event"
EN Heeft géén gekocht: Categorie = "Passe-partout"

Bezoekers met specifieke tag:

Tags · bevat · vriend OF donor

Inactieve bezoekers:

Klantsegment (RFM) · is · Verloren

Eigenschappen van Doelgroepen:

  • Je maakt en beheert ze zelf in CRM → Doelgroepen
  • Herbruikbaar voor meerdere campagnes
  • Dynamisch (standaard) — leden worden live opnieuw berekend bij elk gebruik
  • Statisch — bevroren momentopname

Legacy: voor oude campagnes blijft de tool Selecties maken beschikbaar. Nieuwe targeting bouw je via Doelgroepen — de bouwer is krachtiger en de berekening is voorgespannen op user_stats.

Email Templates​

Campagnes gebruiken email templates die je van tevoren aanmaakt.

Template Aanmaken​

  1. Ga naar E-mail > Templates
  2. Klik op + Nieuwe Template
  3. Geef de template een naam (bijv. "Nieuwsbrief Template")
  4. Ontwerp je email met HTML/CSS of gebruik de editor
  5. Gebruik merge variabelen voor personalisatie

Merge Variabelen​

Gebruik deze codes in je template om ze automatisch te vervangen met klantgegevens:

VariabeleBetekenis
%FIRSTNAME%Voornaam van de ontvanger
%LASTNAME%Achternaam
%EMAIL%E-mailadres
%SALUTATION%Aanhef (bijv. "Beste Jan")
%COMPANYNAME%Jouw organisatie naam
%UNSUBSCRIBE%Link om uit te schrijven (verplicht!)

Voorbeeld:

<SUBJECT>Nieuwsbrief December - %COMPANYNAME%</SUBJECT>

Beste %FIRSTNAME%,

Bedankt voor je interesse in ons theater!
We hebben spannend nieuws voor je...

[Jouw boodschap hier]

Groeten,
Het team van %COMPANYNAME%

<a href="%UNSUBSCRIBE%">Uitschrijven</a>

Subject in Template​

Je kunt de onderwerpregel direct in de template zetten:

<SUBJECT>Je persoonlijke nieuwsbrief</SUBJECT>

[Rest van de email...]

Alles tussen <SUBJECT> en </SUBJECT> wordt gebruikt als onderwerpregel.

Zie ook: E-mail Templates Aanpassen

Campagne Versturen​

Direct Versturen (Ad-hoc)​

  1. Maak campagne aan
  2. Kies Nu versturen
  3. Klik op Versturen
  4. De campagne wordt direct in batches verstuurd

Timing:

  • Eerste batch start binnen enkele seconden
  • Batches van 250 emails per keer
  • Totaal duurt ~1-5 minuten voor 1000 ontvangers

Inplannen (Scheduled)​

  1. Maak campagne aan
  2. Kies Later versturen
  3. Selecteer datum en tijd
  4. Klik op Inplannen
  5. De campagne wordt automatisch verstuurd op het gekozen moment

Timing:

  • Campagne wordt exact op de gekozen tijd verstuurd
  • Je kunt meerdere campagnes inplannen
  • Geplande campagnes kun je annuleren (tot het moment van versturen)

Batch Processing​

Campagnes worden verstuurd in batches om de mailserver niet te overbelasten.

Hoe het werkt:

  • Elke batch bevat 250 emails
  • Batches worden sequentieel verstuurd (niet parallel)
  • Tussen batches zit een kleine vertraging (queue processing)

Voorbeeld:

Totaal ontvangers: 1000
Batches: 4 (250 + 250 + 250 + 250)
Geschatte duur: 3-5 minuten totaal

Waarom batches?

  • Voorkomt memory issues
  • Voorkomt timeouts
  • Beschermt tegen spam-flagging
  • Geeft betere stabiliteit

Duplicate Preventie​

Het systeem voorkomt dat je per ongeluk dezelfde campagne twee keer verstuurt.

Controle bij aanmaken: Als je een campagne aanmaakt met exact dezelfde:

  • Template
  • Selectie
  • Naam
  • Tijdstip

...dan geeft het systeem een foutmelding en voorkomt versturen.

Let op: Dit geldt alleen voor geplande campagnes. Ad-hoc campagnes kunnen in theorie duplicaat zijn (verschillende naam = nieuwe campagne).

Beperkingen​

Maximum Ontvangers​

Maximaal 10.000 ontvangers per campagne.

Waarom?

  • Beschermt tegen te grote campagnes
  • Voorkomt mailserver overbelasting
  • Dwingt gefocuste targeting

Oplossing als je meer wilt versturen:

  • Splits je selectie in meerdere campagnes
  • Neem contact op met support voor bulk campagnes

Minimum Ontvangers​

Minimaal 1 ontvanger.

Het systeem controleert of je selectie minstens 1 resultaat oplevert. Anders krijg je een foutmelding.

Test Campagnes​

Voordat je een campagne naar duizenden mensen stuurt, kun je eerst testen.

Test Versturen​

  1. Maak je campagne aan (zonder te versturen)
  2. Klik op Test Campagne
  3. Vul een test emailadres in
  4. De email wordt direct naar dit adres verstuurd
  5. Controleer of alles correct is

Wat te controleren:

  • Onderwerpregel correct?
  • Merge variabelen goed ingevuld?
  • Afbeeldingen laden?
  • Links werken?
  • Layout ziet er goed uit (desktop + mobiel)?
  • Uitschrijflink werkt?

Let op: Test emails gebruiken dummy data voor merge variabelen (geen echte klantgegevens).

Campaign Status Tracking​

Elke campagne heeft een status die je live in de lijst ziet (verversing elke ~15 seconden).

Campaign Statussen​

StatusBetekenis
IngeplandCampagne staat klaar voor verzenddatum/-tijd
Bezig met verzendenSnapshot van ontvangers gemaakt; jobs verwerken één voor één
UitgevoerdCampagne volledig verzonden. Niet meer bewerkbaar of opnieuw te versturen.
MisluktSnapshot of verzending faalde

Niet meer bewerken na uitvoer — Zodra een campagne is uitgevoerd, opent ze direct op de statistieken-pagina en de "Bewerken"-knop verdwijnt. Wil je een vervolgcampagne maken, dupliceer er een nieuwe van of maak 'm vanaf nul.

Send-pipeline (technisch)​

Achter de schermen wordt elke campagne in twee stappen verzonden:

  1. Snapshot — bij start "bevriezen" we de ontvangerslijst in campaign_recipient (status pending). Dat voorkomt dat later toegevoegde mensen alsnog mailen krijgen.
  2. Claim & send — workers pakken één voor één een rij en zetten 'm in één query op sent vóór de mail uitgaat. Als twee workers dezelfde rij tegelijk pakken, wint er één en de ander slaat over. Bij een crash blijft de rij op pending en wordt 'ie later opnieuw opgepikt — never a duplicate, prefer a miss.

Campagne-statistieken (CRM+)​

Voor uitgevoerde campagnes is er een statistieken-pagina (/admin/campaigns/{id}/stats):

  • KPI-kaarten — Afgeleverd · Open rate · CTR · CTOR (klik-naar-open)
  • Conversietrechter — Verzonden → Afgeleverd → Geopend → Geklikt
  • Engagementcurve — cumulatieve opens & kliks ná verzending (SVG)
  • Verzendresultaat-donut — afgeleverd / bounce / spamklacht
  • Best geklikte links — unieke klikkers per link + totaal
  • Apparaat-breakdown — bv. Desktop · macOS · Chrome
  • Lege staat voor nog-niet-verstuurde campagnes (geen cijfers tot na verzending)

CRM+ feature — niet-CRM+ tenants zien de pagina vervaagd met een uitleg-popover. Voor het inschakelen, neem contact op met support (VdM Admin → Tenant-instellingen → CRM+ pakket).

Attributievenster​

Conversies en omzet worden last-click toegerekend. Het attributievenster (vanuit klik tot conversie) is per tenant instelbaar via een dropdown op de stats-pagina (1 uur t/m 30 dagen, default 5 dagen — zoals Klaviyo). Toepassing is met terugwerkende kracht: bestaande campagnes worden direct herberekend met het nieuwe venster.

Apple MPP​

Apple's Mail Privacy Protection laadt afbeeldingen vooraf, wat opens kunstmatig opblaast voor Apple-gebruikers. Houd daar rekening mee bij het interpreteren van de open rate — kliks zijn een betrouwbaardere maat.

Email Delivery Tracking​

Inkomende SES-webhooks (Open · Click · Bounce · Complaint) updaten direct de stats — niet alle ontvangers staan tracking toe (privacy).

Email Statussen​

StatusBetekenis
SentEmail is verstuurd door ons systeem
DeliveredEmail is aangekomen bij de ontvanger
BounceEmail kon niet worden afgeleverd (adres bestaat niet)
DroppedEmail is geweigerd (spam filter, opt-out, etc.)
OpenedOntvanger heeft de email geopend (indien tracking enabled)
ClickedOntvanger heeft op een link geklikt

Let op: Email tracking gebeurt via de email provider (SparkPost). Niet alle ontvangers staan tracking toe (privacy).

Opt-Outs & Privacy​

Het systeem respecteert automatisch privacy instellingen.

Automatische Filters​

Campagnes worden NIET verstuurd naar:

  • Bezoekers die zich hebben uitgeschreven (opt-out)
  • Email adressen die eerder als spam zijn gemarkeerd
  • Email adressen met hard bounces (bestaat niet)
  • Email adressen op de blacklist

Elke campagne MOET een uitschrijflink bevatten:

<a href="%UNSUBSCRIBE%">Uitschrijven</a>

Waarom verplicht?

  • Wettelijke verplichting (AVG/GDPR)
  • Voorkomt spam-klachten
  • Respecteert privacy van bezoekers

Zie ook: Privacy & AVG

Best Practices​

1. Segmenteer je Doelgroep​

Stuur gerichte emails naar relevante mensen:

Goed:

Selectie: Bezoekers die comedy shows bezochten
Campagne: Nieuwe comedy voorstelling aankondiging

Slecht:

Selectie: Alle bezoekers ooit
Campagne: Nieuwe comedy voorstelling
(Irrelevant voor mensen die alleen ballet zien)

2. Personaliseer je Berichten​

Gebruik merge variabelen om emails persoonlijker te maken:

Goed:

Beste %FIRSTNAME%,

Omdat je vorig jaar [Event] hebt bezocht...

Minder goed:

Beste bezoeker,

Wij willen je iets vertellen...

3. Test Altijd Eerst​

Stuur altijd een test email voordat je de campagne live zet.

Checklist:

  • Subject duidelijk?
  • Merge variabelen werken?
  • Call-to-action helder?
  • Links werken?
  • Mobiel responsive?
  • Uitschrijflink aanwezig?

4. Timing is Belangrijk​

Kies het juiste moment om te versturen:

Goede tijden:

  • Dinsdag t/m donderdag (betere open rates)
  • 10:00 - 11:00 uur of 14:00 - 15:00 uur
  • Niet in het weekend (tenzij evenement gerelateerd)

Vermijd:

  • Maandagochtend (volle inbox)
  • Vrijdagmiddag (mensen zijn al weekend-mode)
  • Late avond (emails verdwijnen in de lijst)

5. Niet Te Vaak​

Vermijd campagne vermoeidheid:

Aanbevolen frequentie:

  • Nieuwsbrief: Maximaal 1x per maand
  • Event announcements: Ad-hoc (bij nieuwe shows)
  • Promoties: Maximaal 2x per maand

Te vaak = meer opt-outs.

6. Monitor je Resultaten​

Vraag support om statistieken:

  • Open rate (hoeveel % opent je email?)
  • Click rate (hoeveel % klikt op links?)
  • Opt-out rate (hoeveel % schrijft zich uit?)

Benchmark:

  • Open rate > 20% = goed
  • Open rate < 10% = verbetering nodig
  • Opt-out rate > 2% = mogelijk te vaak / niet relevant

Veelgestelde Vragen​

Kan ik een campagne annuleren?​

Ja, maar alleen geplande campagnes die nog niet zijn verstuurd. Neem direct contact op met support.

Kan ik zien wie de email heeft ontvangen?​

Ja, support kan je een lijst geven van ontvangers en hun delivery status.

Wat gebeurt er bij bounces?​

Email adressen die hard bouncen (niet bestaan) worden automatisch gemarkeerd en krijgen geen volgende campagnes meer.

Kan ik attachments toevoegen?​

Nee, campagne emails ondersteunen geen attachments (vanwege spam-risico). Gebruik links naar downloads.

Werkt HTML in mijn templates?​

Ja, je kunt volledige HTML emails maken met CSS styling.

Kan ik afbeeldingen gebruiken?​

Ja, maar host ze extern (bijv. op je website) en gebruik <img src="https://..."> tags.

Hoe voorkom ik spam filters?​

  • Gebruik geen SPAM-gevoelige woorden ("GRATIS", "KLIK HIER")
  • Zorg voor uitschrijflink
  • Stuur niet te vaak
  • Houd je aan privacy regels
  • Test je email met spam checkers

Kan ik campagnes combineren met Mailchimp?​

Het VoordeMensen CRM systeem is apart van Mailchimp. Je kunt beide gebruiken, maar ze synchroniseren niet automatisch.

Zie ook: Mailchimp Koppeling

Troubleshooting​

"Selectie is te groot" foutmelding​

Je selectie heeft meer dan 10.000 ontvangers.

Oplossing:

  • Verfijn je selectie criteria
  • Splits in meerdere campagnes
  • Neem contact op met support

"Geen rijen gevonden in selectie"​

Je selectie criteria leveren 0 resultaten op.

Oplossing:

  • Controleer je selectie regels
  • Test met bredere criteria
  • Vraag support om te helpen debuggen

"Duplicate campaign" foutmelding​

Je probeert exact dezelfde campagne nogmaals aan te maken.

Oplossing:

  • Wijzig de campagne naam
  • Kies een andere tijd
  • Check of de campagne al bestaat

Campagne lijkt niet verstuurd​

Check:

  1. Is de campagne status "Completed"?
  2. Kijk in de campaign log (vraag support)
  3. Check email delivery status van ontvangers
  4. Controleer spam folders van test ontvangers

Merge variabelen werken niet​

Check:

  1. Gebruik je de juiste syntax? (%FIRSTNAME% met %)
  2. Zijn de variabelen beschikbaar in je template?
  3. Test met een test email
Laatst bijgewerkt op