Wachtlijst
Met de wachtlijstfunctie kunnen bezoekers zich opgeven voor notificaties wanneer tickets vrijkomen bij uitverkochte voorstellingen.
Wat is een Wachtlijst?
Een wachtlijst (waiting list) is een systeem waarbij:
- Bezoekers zich kunnen aanmelden wanneer een voorstelling uitverkocht is
- Zij automatisch een email krijgen wanneer tickets vrijkomen
- De eerste aanmelders krijgen als eerste een notificatie
- Het systeem automatisch controleert op beschikbare plaatsen
Gebruik:
- Uitverkochte voorstellingen met verwachte annuleringen
- Extra shows waar mogelijk meer capaciteit komt
- Fair ticketing (eerst aangemeld = eerst geholpen)
Wachtlijst Activeren
Per Event Instellen
- Ga naar Evenementen
- Selecteer een event
- Klik op Bewerken
- Scroll naar Wachtlijst Opties
- Vink Wachtlijst Actief aan
- Configureer de instellingen (zie onder)
- Klik op Opslaan
Let op: Wachtlijst verschijnt alleen wanneer het event echt uitverkocht is (0 tickets beschikbaar).
Wachtlijst Configuratie
Basisinstellingen
| Instelling | Uitleg |
|---|---|
| Actief | Wachtlijst aan/uit voor dit event |
| Type | notify (email) of order (automatische reservering) |
| Template | Welke email template gebruiken |
| Grace Period | Hoeveel minuten heeft iemand na notificatie om te boeken |
| Ratio | Hoeveel mensen per beschikbaar ticket notificeren |
Wachtlijst Types
Er zijn 2 types wachtlijsten:
1. Notify (Notificatie)
Hoe het werkt:
- Bezoekers schrijven zich in op wachtlijst
- Bij vrijkomende tickets: email notificatie
- Bezoeker moet zelf snel inloggen en boeken
- "Wie het eerst komt, het eerst maalt"
Voordelen:
- Eenvoudig
- Geen automatische reserveringen
- Bezoeker heeft controle
Nadelen:
- Kans dat anderen sneller zijn
- Vereist actie van bezoeker
Gebruik:
- Bij veel vraag met weinig annuleringen
- Als backup voor uitverkochte shows
- Flexibele situaties
2. Order (Automatische Reservering)
Hoe het werkt:
- Bezoekers schrijven zich in op wachtlijst
- Bij vrijkomende tickets: automatische reservering
- Email met payment link
- Bezoeker heeft X minuten om te betalen
- Anders vervalt reservering en gaat naar volgende op lijst
Voordelen:
- Gegarandeerde reservering
- Fair systeem (volgorde wachtlijst)
- Professioneler
Nadelen:
- Complexer
- Vereist payment link functionaliteit
- Grace period management
Gebruik:
- Premium events met hoge vraag
- Wanneer je wilt garanderen dat wachtlijstleden kans krijgen
- Professionele theaters
Let op: Order type vereist dat payment links zijn ingeschakeld in je handling configuratie.
Grace Period
Grace period is de tijd die iemand heeft om te boeken na een notificatie.
Aanbevolen tijden:
| Type | Grace Period | Waarom |
|---|---|---|
| Notify | 240 min (4 uur) | Genoeg tijd om email te checken en te boeken |
| Order | 60 min (1 uur) | Tickets zijn gereserveerd, snel betalen |
| Last-minute | 30 min | Event is bijna, snel beslissen |
Standaard: Als je 0 invult, wordt automatisch 240 minuten (4 uur) gebruikt.
Hoe het werkt:
Notificatie verstuurd: 14:00 uur
Grace period: 240 minuten (4 uur)
Verwijderd van lijst: 18:00 uur (als niet geboekt)
Waarom verwijderen?
- Volgende persoon op lijst krijgt kans
- Voorkomt dat lijst vastloopt
- Eerlijk systeem
Ratio (Notificaties per Ticket)
Ratio bepaalt hoeveel mensen je notificeert per beschikbaar ticket.
Voorbeelden:
Ratio 1:1
Beschikbare tickets: 2
Notificaties: 2 mensen
Ratio 2:1
Beschikbare tickets: 2
Notificaties: 4 mensen (2 × ratio 2)
Ratio 3:1
Beschikbare tickets: 1
Notificaties: 3 mensen (1 × ratio 3)
Wanneer hogere ratio:
- Bij "notify" type (geen reserveringen)
- Verwachting dat niet iedereen boekt
- Bij korte grace period
- Sneller uitverkochte shows
Waarom ratio > 1?
- Niet iedereen leest email direct
- Niet iedereen besluit te boeken
- Verhoogt kans dat tickets echt verkocht worden
Configuratie:
- Standaard ratio: 1
- Instelbaar via
shopconfig_wl_ratio - Per organisatie (niet per event)
Hoe Bezoekers de Wachtlijst Gebruiken
Van Bezoekersperspectief
Stap 1: Event is uitverkocht
"Er zijn geen tickets meer beschikbaar"
"Schrijf je in voor de wachtlijst"
[Email invullen] [Inschrijven]
Stap 2: Inschrijving bevestigd
"Je staat op de wachtlijst!"
"Als er tickets vrijkomen, ontvang je een email"
Stap 3: Notificatie ontvangen (bij vrijkomende tickets)
Email: "Goed nieuws! Er zijn tickets beschikbaar voor [Event]"
Type Notify:
→ Link naar event pagina
→ Bezoeker moet snel boeken
Type Order:
→ Tickets zijn voor je gereserveerd
→ Betaal binnen X minuten via payment link
Stap 4: Boeken
Type Notify:
→ Bezoeker klikt link, gaat naar webshop, boekt
→ Als uitverkocht: pech, anderen waren sneller
Type Order:
→ Bezoeker klikt payment link, betaalt
→ Tickets zijn gegarandeerd (tot einde grace period)
Wachtlijst Beheren
Wachtlijst Inzien
In het dashboard kun je zien:
- Hoeveel mensen op wachtlijst staan
- Wie er op staan (naam, email)
- Wanneer zij zich hebben ingeschreven
- Of zij al genotificeerd zijn
Toegang:
- Ga naar event
- Klik op Wachtlijst tab
- Zie alle inschrijvingen
Handmatig Notificeren
Je kunt handmatig notificaties versturen (bijv. bij extra vrijgegeven plaatsen).
Stappen:
- Ga naar event wachtlijst
- Selecteer personen
- Klik op Notificeer
- Emails worden verstuurd
Let op: Dit verstuurt direct emails, gebruik met zorg.
Wachtlijst Leegmaken
Als je de wachtlijst wilt resetten:
Opties:
- Deactiveer wachtlijst - Nieuwe inschrijvingen gestopt, bestaande blijven
- Verwijder entries - Handmatig entries verwijderen
- Wacht tot grace period - Entries worden automatisch verwijderd na grace period
Automatische Verwerking
Het wachtlijst systeem draait automatisch via een scheduled job.
Hoe het werkt
Elke X minuten:
- Systeem checkt alle events met actieve wachtlijst
- Kijkt hoeveel tickets vrij zijn
- Berekent hoeveel notificaties te versturen (ratio)
- Verstuurt emails naar eerste X personen op lijst
- Markeert als "genotificeerd"
- Verwijdert oude entries (na grace period)
Filtering:
- Alleen gepubliceerde events (
pubstatus) - Alleen toekomstige events (datum ≥ vandaag)
- Alleen events met wachtlijst actief
- Skip events binnen 30 minuten (te kort)
Email Template
Wachtlijst Notificatie Email
De notificatie email gebruikt een template die je zelf kunt instellen.
Template moet bevatten:
- Event naam
- Event datum/tijd
- Link naar event of payment link
- Deadline (grace period)
- Duidelijke call-to-action
Merge variabelen:
%FIRSTNAME% - Voornaam
%LASTNAME% - Achternaam
%EVENTNAME% - Event naam
%EVENTDATE% - Event datum
%EVENTTIME% - Event tijd
%LOCATION% - Locatie
%LINK% - Link naar event (notify) of payment link (order)
Voorbeeld template (Notify):
<SUBJECT>Tickets beschikbaar: %EVENTNAME%</SUBJECT>
Beste %FIRSTNAME%,
Goed nieuws! Er zijn tickets beschikbaar gekomen voor:
%EVENTNAME%
%EVENTDATE% om %EVENTTIME%
%LOCATION%
Je hebt je ingeschreven voor de wachtlijst.
Klik snel op onderstaande link om je tickets te reserveren:
%LINK%
Let op: Tickets worden verkocht op volgorde van binnenkomst.
Wees er snel bij!
Groeten,
Het ticketteam
Voorbeeld template (Order):
<SUBJECT>Je tickets zijn gereserveerd: %EVENTNAME%</SUBJECT>
Beste %FIRSTNAME%,
Goed nieuws! Omdat je op de wachtlijst stond, hebben we
tickets voor je gereserveerd:
%EVENTNAME%
%EVENTDATE% om %EVENTTIME%
%LOCATION%
Je reservering is geldig tot: [grace period tijd]
Klik op onderstaande link om je bestelling af te ronden:
%LINK%
Als je niet binnen de tijd betaalt, vervallen de tickets
en gaan ze naar de volgende persoon op de wachtlijst.
Groeten,
Het ticketteam
Zie: Email Templates
Keepbehind & Wachtlijst
Keepbehind is het percentage tickets dat je niet verkoopt om altijd een buffer te hebben.
Interactie met wachtlijst:
Totaal capaciteit: 100 stoelen
Keepbehind: 5%
Verkoop max: 95 stoelen
Event "uitverkocht" bij: 95 verkocht
Wachtlijst actief vanaf: 95 verkocht
Beschikbaar voor wachtlijst: 5 stoelen (keepbehind)
Berekening vrije plaatsen: Vrije plaatsen worden berekend op basis van de totale capaciteit en de gewenste buffer.
Voordeel:
- Altijd buffer voor annuleringen/refunds
- Wachtlijst heeft kans ook bij "uitverkocht"
- Professioneler (minder teleurstellingen)
Configuratie:
- Shopconfig:
shopconfig_keepbehind - Percentage (bijv. 5 = 5%)
- Per organisatie (niet per event)
Use Cases
Use Case 1: Festival met Hoge Vraag
Situatie:
- Groot festival, 10.000 tickets
- Verwacht 20% annuleringen
- Wachtlijst nodig
Setup:
Type: Notify
Grace Period: 240 minuten (4 uur)
Ratio: 3 (3 mensen per ticket)
Keepbehind: 2%
Resultaat:
- Bij 100 vrijkomende tickets: 300 notificaties
- Eerste die boekt krijgt ticket
- Fair en transparant
Use Case 2: Intiem Theater (50 plaatsen)
Situatie:
- Klein theater, hoge vraag
- Weinig annuleringen verwacht
- Professioneel systeem gewenst
Setup:
Type: Order (automatische reservering)
Grace Period: 60 minuten
Ratio: 1 (1:1)
Keepbehind: 10%
Resultaat:
- Bij vrijkomen: automatische reservering voor #1 op lijst
- Payment link email
- 60 minuten om te betalen
- Anders: volgende op lijst
Use Case 3: Popup Extra Show
Situatie:
- Mogelijk extra voorstelling bij genoeg vraag
- Wil peilen hoeveel interesse
Setup:
Type: Notify
Grace Period: 24 uur (1440 minuten)
Ratio: 1
Email: "We overwegen een extra show - interesse?"
Resultaat:
- Aantal wachtlijst entries = indicator voor extra show
- Als > 50 entries: plan extra show
- Notificeer iedereen: nieuwe show beschikbaar
Best Practices
1. Communiceer Duidelijk
Vertel bezoekers:
- Dat er een wachtlijst is
- Hoe lang de grace period is
- Dat het "first come, first served" is (notify type)
- Dat tickets gegarandeerd zijn voor X minuten (order type)
2. Realistische Grace Period
Te kort (< 30 min):
- Mensen missen email
- Veel vervallen reserveringen
- Frustratie
Te lang (> 24 uur):
- Tickets blijven onnodig gereserveerd
- Anderen kunnen niet boeken
- Inefficiënt
Sweet spot: 1-4 uur
3. Ratio Aanpassen
Start met ratio 1, meet resultaten:
- Hoeveel notificaties leiden tot verkoop?
- Als < 50%: verhoog ratio naar 2
- Als < 33%: verhoog ratio naar 3
Doel: Maximale conversie, minimale teleurstellingen
4. Monitor de Wachtlijst
Check regelmatig:
- Hoeveel mensen op lijst?
- Hoeveel zijn genotificeerd?
- Hoeveel hebben geboekt na notificatie?
Signals:
- Lange wachtlijst? Overweeg extra show
- Lage conversie? Pas grace period of ratio aan
- Veel vervallen reserveringen? Grace period te lang
5. Deactiveer Tijdig
Deactiveer wachtlijst wanneer:
- Event is afgelopen
- Geen tickets meer vrijverwacht
- Alternatieve show is gepland
Voorkom: Valse hoop bij bezoekers
Veelgestelde Vragen
Wanneer verschijnt de wachtlijst voor bezoekers?
Alleen wanneer:
- Event heeft wachtlijst actief
- Event is echt uitverkocht (0 vrije tickets)
- Event is nog niet geweest
Kan ik de volgorde van de wachtlijst wijzigen?
Nee, volgorde is strikt chronologisch (eerst ingeschreven = eerst genotificeerd). Dit is voor eerlijkheid.
Worden mensen automatisch verwijderd van de lijst?
Ja, na grace period (als ze niet hebben geboekt) worden ze automatisch verwijderd.
Kan iemand zich meerdere keren inschrijven?
Nee, het systeem voorkomt duplicaten op basis van email/user.
Werkt de wachtlijst ook met stoelenaanwijzing?
Ja, maar bij notify type is het "first come, first served" voor beste plekken. Bij order type worden automatisch beste beschikbare stoelen gereserveerd.
Kan ik zien hoeveel mensen zijn genotificeerd?
Ja, in de wachtlijst view zie je per entry of deze is genotificeerd (datum/tijd).
Wat als iemand de notificatie niet ontvangt?
Check in de email logs of de notificatie is verstuurd. Mogelijk spam folder of verkeerd emailadres.
Kan ik de wachtlijst exporteren?
Via het dashboard kun je de lijst bekijken. Voor export: neem contact op met support.
Troubleshooting
Wachtlijst verschijnt niet op webshop
Check:
- Is wachtlijst actief voor dit event?
- Is event echt uitverkocht (0 vrije tickets)?
- Is event gepubliceerd (pub status)?
- Is event datum in de toekomst?
Notificaties worden niet verstuurd
Check:
- Is scheduled job actief (server-side)?
- Zijn er daadwerkelijk vrije tickets?
- Check keepbehind percentage
- Zijn entries al genotificeerd?
- Is grace period nog actief voor eerdere notificaties?
Te veel/weinig notificaties
Aanpassing:
- Te veel: verlaag ratio
- Te weinig: verhoog ratio
- Check wachtlijst configuratie (ratio setting)
Mensen klagen dat tickets al weg zijn
Bij notify type: Dit is normaal - het is "first come, first served" na notificatie.
Oplossingen:
- Verhoog ratio (meer mensen notificeren)
- Switch naar order type (gegarandeerde reservering)
- Verkort grace period (snellere rotatie)